Удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов

Описание государственной услуги

Наименование услуги

Удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств.

Наименование органа, предоставляющего услугу

Государственная услуга предоставляется Министерством юстиции Российской Федерации (орган власти) – центральным аппаратом и территориальными органами Минюста России.

Куда обратиться

1. В центральном аппарате Минюста России прием документов для предоставления государственной услуги на личном приеме осуществляется по адресу: г. Москва, Смоленский бульвар, д. 3/5. Адрес для направления документов почтой: 119991, г. Москва, ул. Житная, д. 14.

График приема заявителей:

1. В центральном аппарате Минюста России (по адресу: г. Москва, Смоленский бульвар, д. 3/5, стр. 1).

Прием документов:

пн-чт с 10.00 до 13.00 пт  с 10.00 до 13.00

Выдача документов: пн-чт с 14.00 до 17.00 пт с 14.00 до 16.00

Также прием и выдача документов осуществляется во флагманских центрах Государственного бюджетного учреждения города Москвы «Многофункциональные центры предоставления государственных услуг города Москвы», ежедневно с 10.00 до 22.00 по адресам:

г. Москва, Рязанский проспект, д. 2, корпус 3 (метро «Нижегородская», ТЦ «Город»);

г. Москва, проспект Мира, д.119, стр. 71 (метро «ВДНХ», территория ВДНХ);

г. Москва, Щелковское шоссе, д. 75 (метро «Щелковская»);

г. Москва, Пресненская набережная, д. 2 (метро «Деловой центр», Москва-Сити);

г. Москва, ул. Кировоградская, д. 13А (метро «Пражская», ТЦ «Колумбус»);

г. Москва, Новоясеневский проспект, д. 1 (метро «Теплый стан», ТЦ «Спектр»);

г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 16А, стр. 8 (метро «Войковская», ТЦ «Метрополис»);

г. Москва, ул. Сходненская, д.56 (метро «Сходненская»).

2. В территориальный орган Минюста России по месту совершения нотариального действия. Также можно обратиться через многофункциональные центры предоставления государственных услуг, действующие в конкретном субъекте Российской Федерации.

График работы территориальных органов Минюста России, контактные телефоны и другая информация размещены на их официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Порядок получения консультаций по вопросам предоставления государственной услуги

Информация по вопросам о перечне документов, необходимых для предоставления государственной услуги, требованиях к документам, сроке предоставления государственной услуги, перечне оснований для отказа в приеме документов, перечне оснований для отказа в предоставлении государственной услуги предоставляется государственными служащими на личном приеме заявителей, по телефону, письменным обращениям, электронной почте, на официальном сайте Минюста России в сети Интернет (www.minjust.gov.ru), в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Единый портал).

Консультации по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами центрального аппарата Минюста России, на личном приеме и по телефонам для справок: 8 (800) 303-30-03 доб.1652, 1655, 1656.

График приема заявителей в территориальном органе Минюста России, а также контактные телефоны для получения консультаций размещены на официальных сайтах территориальных органов Минюста России в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги

Заявители, документы которых приняты для предоставления государственной услуги, информируются о ходе предоставления государственной услуги на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям.

При письменном обращении заявителя срок подготовки ответа и направления (вручения) его заявителю не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения.

Круг заявителей и перечень вариантов предоставления государственной услуги

Заявителем является физическое, юридическое лицо или их представитель, обратившиеся в Минюст России с запросом о предоставлении государственной услуги, выраженным в устной или письменной форме.

При обращении заявителя государственная услуга предоставляется органом власти исходя из следующих вариантов:

вариант 1: юридическое лицо, от имени которого обратилось лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица без доверенности;

вариант 2: юридическое лицо, от имени которого обратился представитель по доверенности;

вариант 3: физическое лицо, обратившееся лично;

вариант 4: физическое лицо, от имени которого обратился представитель.

Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати на представленных документах.

Результаты предоставления услуги могут быть получены в центральном аппарате Минюста России, территориальных органах Минюста России, в МФЦ, посредством почтовой связи.

Срок предоставления государственной услуги

Срок предоставления государственной услуги составляет 5 рабочих дней со дня регистрации в центральном аппарате Минюста России, в территориальном органе Минюста России заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

В случае необходимости истребования документов, подтверждающих наличие у лица, подписавшего официальные документы, совершенные на территории Российской Федерации и удостоверенные нотариусами Российской Федерации, полномочий нотариуса, образца подписи нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и (или) оттиска его печати, срок предоставления государственной услуги может быть продлен до 30 рабочих дней со дня регистрации центральном аппарате Минюста России, в территориальном органе Минюста России заявления и документов, необходимых для предоставления Услуги.

Административные процедуры, осуществляемые при предоставлении государственной услуги:

1. Прием заявления и документов и (или) информации, необходимых для предоставления услуги.

Срок регистрации заявления и документов, необходимых для предоставления услуги, в Минюсте России составляет 1 рабочий день со дня, следующего за днем поступления заявления и документов.

2. Принятие решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) услуги.

Принятие решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) услуги осуществляется в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения Минюстом России всех сведений, необходимых для принятия решения.

3. Предоставление результата услуги.

Предоставление результата услуги осуществляется в срок, не превышающий 1 рабочего дня со дня принятия решения о предоставлении услуги.

Размеры платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

Взимание государственной пошлины или иной платы за предоставление государственной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Представление заявителем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, осуществляется в центральном аппарате Минюста России, территориальных органах Минюста России, в МФЦ, а также посредством направления почтового отправления.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Для предоставления государственной услуги заявитель должен самостоятельно представить следующие документы:

а) официальные документы, совершенные на территории Российской Федерации и удостоверенные нотариусами Российской Федерации, подлежащие представлению в компетентные органы иностранных государств, на которых Минюстом России удостоверяется подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати;

б) документ, удостоверяющий личность заявителя (представителя физического или юридического лица):

паспорт гражданина Российской Федерации;

паспорт иностранного гражданина;

иной документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации;

иной документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина (лица без гражданства), признаваемый Российской Федерацией.

в) для варианта 2: документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица (доверенность);

для варианта 4: документ, подтверждающий полномочия представителя физического лица (доверенность либо иной документ, подтверждающий полномочия представителя физического лица в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации).

В случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью необходимо приложить письменное заявление о предоставлении государственной услуги (образец заявления размещен ниже), а также копию документа удостоверяющего личность заявителя. 

Письменное заявление должно содержать обращение с просьбой удостоверить подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати на документах, приложенных к письменному заявлению.

Требования, предъявляемые к документам, необходимым для предоставления государственной услуги

Документы, поступившие для предоставления государственной услуги, должны быть удостоверены в соответствии с правилами совершения нотариальных действий, установленными Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати. Количество прошитых листов должно быть заверено подписью нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса).

Текст нотариально удостоверенного документа должен быть написан ясно и четко, подпись нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и оттиск его печати, содержащиеся на документе, должны быть отчетливыми.

Исправления, имеющиеся в тексте документа, должны быть оговорены.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги

В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отказывается при наличии следующих оснований:

а) подпись нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и (или) оттиск его печати, содержащиеся на документе, не соответствуют имеющимся в центральном аппарате Минюста России или в территориальном органе Минюста России образцам;

б) исправления, имеющиеся в тексте документа не оговорены нотариусом или лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса;

в) на документе отсутствуют подпись нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса) и (или) оттиск печати нотариуса;

г) документ не удостоверен нотариусом (лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса);

д) в документе, объем которого превышает один лист, листы не прошиты, не пронумерованы и не скреплены оттиском печати нотариуса;

е) количество прошитых листов документа не заверено подписью нотариуса (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса);

ж) документ предназначен для представления в компетентный орган государства, присоединившегося к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961;

з) российский официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

и) текст документа не поддается прочтению;

к) документ представлен в территориальный орган Минюста России не по месту совершения нотариального действия (в случае подачи заявления и документов, необходимых для предоставления услуги, в территориальный орган Минюста России).

л) для вариантов 2 и 4 - не представлен документ, подтверждающий полномочия представителя физического или юридического лица.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

а) документ удостоверен нотариусом или лицом, временно исполняющим обязанности нотариуса, по окончании срока его полномочий;

б) документ удостоверен лицом, не наделенным полномочиями нотариуса;

в) поступление в Минюст России документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда, которым отменено совершенное нотариальное действие или признан недействительным документ, представленный для предоставления услуги;

г) документ противоречит законодательству Российской Федерации или содержание документа может нанести вред интересам Российской Федерации.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрены.

Предоставление результата государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги может быть получен в центральном аппарате Минюста России, в территориальном органе Минюста России, посредством почтовой связи, в МФЦ.

Результат предоставления государственной услуги не может быть предоставлен по выбору заявителя независимо от места его нахождения.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования заявителем решений и действий (бездействия) Минюста России, его должностных лиц, государственных служащих, работников

Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) Минюста России, его должностных лиц, государственных служащих, работников осуществляется в порядке, установленном главой 2.1 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», а также постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников».

Заявитель имеет право на обжалование нарушения порядка предоставления государственной услуги, выразившееся в решениях, действиях (бездействии) Минюста России, его должностных лиц, государственных служащих, работников при предоставлении государственной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения в Минюст России.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных Административным регламентом для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено Административным регламентом для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены Административным регламентом;

- требование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя, поданная в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, размещена на официальном сайте Минюста России в сети Интернет, с использованием Единого портала, а также может быть принята на личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

Жалоба, поступившая в Минюст России (в центральный аппарат или территориальный орган), подлежит рассмотрению руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Минюста России, осуществляющего полномочия по предоставлению государственной услуги, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Минюста России, его должностных лиц, государственных служащих, работников в приеме документов у заявителя жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы Минюст России принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

Минюст России вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, – сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

В центральном аппарате Минюста России выделяются помещения для приема заявителей, при этом части помещения отделяются перегородками в виде окон (кабинетов). При отсутствии такой возможности помещение для непосредственного взаимодействия государственных служащих с заявителями может быть организовано в виде отдельных рабочих мест для каждого ведущего прием государственного служащего.

Вход в помещение, в котором предоставляется государственная услуга, оборудуется отдельным входом для свободного доступа заявителей, а также пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.

Окна (кабинеты) приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера окна;

времени приема документов.

Рабочие места государственных служащих оснащаются печатающими и сканирующими устройствами, персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы государственных служащих.

Места ожидания в очереди на представление или получение документов оборудуются стульями, кресельными секциями, скамьями (банкетками), а также столами (стойками).

Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, оборудуются стендами, содержащими информацию о порядке предоставления государственной услуги, включая текст соответствующего Административного регламента с приложениями.

Показатели доступности и качества государственной услуги

Показателями доступности государственной услуги являются:

наличие полной, актуальной и достоверной информации о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги в информационно-телекоммуникационных сетях, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц, на Едином портале, в средствах массовой информации, информационных материалах (брошюрах, буклетах), на информационных стендах;

доступность электронных форм документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

наличие необходимого и достаточного количества государственных служащих, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;

возможность предоставления услуги в соответствии с вариантом ее получения;

возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или в электронной форме;

возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью или в электронной форме;

отсутствие взаимодействия заявителя с государственными служащими при направлении документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или в электронной форме;

отсутствие взаимодействия заявителя с государственными служащими при получении результата предоставления государственной услуги почтовой связью или в электронной форме.

Заявитель вправе обратиться с заявлением в многофункциональный центр предоставления государственных услуг на территории субъекта Российской Федерации в случае, если между Минюстом России и многофункциональным центром заключено соглашение о взаимодействии.

Качество государственной услуги характеризуется:

наличием государственных служащих с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;

информированием заявителя о ходе предоставления государственной услуги на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям;

отсутствием нарушением сроков предоставления государственной услуги;

отсутствием отказов в предоставлении государственной услуги, признанных необоснованными в порядке проведения процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) Минюста России, а также его должностных лиц;

отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение государственных служащих к заявителям, признанных обоснованными в порядке проведения процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) Минюста России, а также его должностных лиц.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 05.10.1961;

Федеральный закон от 22.06.2024 № 145-ФЗ «О легализации российских и иностранных документов и об истребовании личных документов»;

приказ Минюста России от 07.02.2025 № 23 «Об утверждении Административного регламента Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги «Удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств»;

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1;

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13.01.2023 № 10 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации»;

Положение о Главном управлении (Управлении) Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденное приказом Минюста России от 29.03.2024 № 89;

постановление Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников».